Bijdrage aan de organisatie

Binnen 20 weken leer ik om eerste contactmomenten met prospects via de mail professioneel en zelfstandig uit te voeren door passende mails op te stellen dankzij AI, deze correct te verzenden, en de opvolging zorgvuldig vast te leggen in het CRM.

Aanpak/werkwijze

Celine gaf aan dat een specifieke lead actief was op zoekwoorden die relevant zijn voor Broers Koffie. Er werd gevraagd om het eerste contactmoment via e-mail op te pakken, omdat eerdere mails van mij vaak een reactie opleverden.

Ik heb in ChatGPT input gegeven om een passende eerste mail op te stellen, afgestemd op mijn eigen schrijfstijl. Deze mail heb ik vervolgens gecontroleerd, aangepast waar nodig, en verzonden via onze mailomgeving. De actie heb ik vastgelegd in het CRM, inclusief opvolging.

Hoe deed ik het eerst?

In het begin stelde ik mijn mails handmatig op, zonder hulp van AI-tools. Meestal pakte ik daarvoor eerdere mails erbij of gebruikte ik mijn eigen woorden op basis van wat ik dacht dat goed overkwam. Ik hield ze kort en beleefd, maar merkte dat de mails vaak wat vlak of algemeen waren. Ook kostte het me relatief veel tijd om een goede formulering te bedenken, zeker als ik meerdere leads achter elkaar moest benaderen.

Ik twijfelde vaak over toon, opbouw en of het wel overtuigend genoeg was. Daardoor voelde het soms alsof ik maar wat deed, en was het lastig om consistent te blijven in stijl en kwaliteit. Dit kostte mij natuurlijk ook veel meer tijd, aangezien je elke letter zelf moet typen, in plaats van dat het binnen een minuut geregeld was

Voorbeeld van e-mail vóór gebruik van AI

Binnen 20 weken leer ik hoe ik telefonische gesprekken met prospects zodanig kan voeren dat ik zelfstandig een afspraak kan inplannen en de informatie gestructureerd kan overdragen in het CRM-systeem aan de accountmanager.

Aanpak/werkwijze

Tijdens de stage heb ik gesprekken gevoerd met prospects van Broers Koffie. In deze twee voorbeeldgevallen heb ik de afspraak opgeslagen. Na elk gesprek leg ik de leadinformatie vast in het CRM, inclusief contactgegevens, klantbehoeften, en relevante opmerkingen.

Ik heb bij de afspraak van Tank BV een uitgebreide notitie toegevoegd om te laten zien hoe de informatie wordt verwerkt zodat de accountmanager alle nodige informatie heeft. Zo weet de accountmanager precies met wie ik te maken had, wat het bedrijf nodig heeft, en wat er in het gesprek al besproken was.

Hoe deed ik het eerst?

Aan het begin van mijn stage vond ik bellen met prospects lastig. Ondanks dat ik een belscript had, wist ik vaak niet goed wat ik moest vragen of hoe ik moest reageren als iemand anders antwoordde dan ik verwachtte. Ik las het script (zie bijlage) vooral letterlijk voor, zonder echt in te spelen op het gesprek. Hierdoor liep ik soms vast, stelde ik geen gerichte vragen, of sloot ik het gesprek onhandig af. Ook durfde ik in het begin niet goed door te vragen of het gesprek richting een afspraak te sturen. 

Screenshot lead Tank BV

Informatie uit gesprek

Audio-opname afspraak Tank BV

Screenshots lead Bert Story

Audio-opname afspraak Bert Story

RESULTAAT

Inmiddels ben ik in staat om zelfstandig telefonische gesprekken te voeren die leiden tot concrete afspraken voor Broers Koffie. Ik heb meerdere gesprekken succesvol afgerond met een geplande afspraak als resultaat. De informatie die ik uit het gesprek haal, leg ik volledig en overzichtelijk vast in het CRM-systeem, inclusief contactgegevens, relevante opmerkingen en vervolgacties. Dit helpt de accountmanager om zich goed voor te bereiden. Uit terugkoppeling bleek dat mijn notities duidelijk en bruikbaar waren. Door deze gesprekken heb ik meer vertrouwen opgebouwd en werk ik nu met een vaste structuur die mij helpt het gesprek effectief te sturen richting een afspraak.

REFLECTIE

In het begin van mijn stage vond ik bellen spannend. Ik wist niet goed wat ik moest vragen, liet stiltes vallen en volgde het belscript te letterlijk, waardoor het gesprek onnatuurlijk aanvoelde. Ik merkte dat ik vaak vergat door te vragen of het gesprek durfde te sturen richting een afspraak. Door veel te oefenen, gesprekken terug te luisteren en collega’s om feedback te vragen, heb ik hierin duidelijke stappen gezet. Ik weet nu beter wat ik wil vragen, stem mijn vragen af op de reactie van de ander, en werk gestructureerd toe naar een doel. Deze ontwikkeling helpt mij om gesprekken zelfverzekerd en resultaatgericht te voeren.

Leerdoel 3 - Inzicht opbouwen in de koffiewereld en klantkeuzes

DOELSTELLING (SMART-geformuleerd)

Binnen 6 weken verdiep ik mij in de koffiewereld en het gedrag van zakelijke koffiedrinkers door het lezen van The World Atlas of Coffee en het analyseren van de Nederlandse koffiemarkt. Deze kennis helpt mij om tijdens gesprekken beter in te schatten waarom bepaalde koffiesoorten worden gekozen en welke leveranciers daarbij passen. Zo kan ik gerichter inspelen op klanttypen en adviseer ik het team met onderbouwde inzichten over smaken, voorkeuren en positionering.

Verwachting & toepassing

Om tijdens mijn gesprekken met prospects beter in te kunnen schatten wat voor type klant ik voor me heb, heb ik me verdiept in de koffieleveranciers op de Nederlandse markt. Veel bedrijven werken al samen met een vaste leverancier. Door te weten welke leveranciers actief zijn, wat hun positionering is en welk type producten zij aanbieden, krijg ik sneller een beeld van de prioriteiten van een organisatie — zoals prijs, gemak, duurzaamheid of beleving.

Daarnaast helpt deze kennis mij om tijdens gesprekken gerichter in te spelen op wat een bedrijf belangrijk vindt, en scherper te herkennen waar Broers Koffie mogelijk een onderscheidend aanbod heeft.

Disclaimer bij marktanalyse

De onderstaande analyse is gebaseerd op een combinatie van interne en externe bronnen. Omdat er weinig openbare cijfers beschikbaar zijn over de marktaandelen van koffieleveranciers in Nederland, heb ik gebruikgemaakt van:

• Informatie uit het draaiboek (gekregen tijdens de start van mijn stage)

• Online beschikbare gegevens uit brancheverslagen en bedrijfswebsites

• AI-ondersteuning bij het structureren, vergelijken en interpreteren van informatie

Deze analyse is bedoeld als overzicht en geeft een algemeen beeld van de positionering van koffieleveranciers binnen de Nederlandse markt.

Cirkeldiagram - duidelijk overzicht van waar Broers Koffie zich bevindt

Wat heeft Broers Koffie hieraan?

Voor een kleinere speler als Broers Koffie is inzicht in de marktverdeling essentieel om strategisch te kunnen opereren. Door te begrijpen welke leveranciers dominant zijn en hoe zij zich positioneren, kan Broers Koffie zich bewuster onderscheiden op factoren waar grote partijen minder flexibel in zijn — zoals persoonlijke benadering, transparantie en maatwerk.

Deze analyse helpt het bedrijf bovendien om gerichter in te spelen op klantbehoeften. Als een prospect al samenwerkt met een prijsgerichte aanbieder, kan Broers Koffie het gesprek aangaan over service, kwaliteit of duurzaamheid. Zo wordt marktinzicht direct gekoppeld aan commerciële kansen.

RESULTAAT

Door deze marktanalyse heb ik een concreet overzicht opgebouwd van de belangrijkste spelers op de Nederlandse koffiemarkt. Ik begrijp nu beter welke leveranciers actief zijn, hoe zij zich positioneren en wat dit zegt over de voorkeuren van bedrijven. Dit inzicht helpt mij tijdens het bellen om sneller in te schatten welk type klant ik spreek, en waar Broers Koffie zich op kan onderscheiden. De visuele weergave maakt dit inzicht ook bruikbaar voor collega’s binnen het bedrijf.